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一会议的组织（第1页）

一、会议的组织

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在会前的准备阶段，要进行的组织准备工作大体上有以下四项。

1.拟定会议主题

会议的主题，即会议的指导思想。

会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。

2.拟发会议通知

会议通知应包括以下六项内容：一是标题，它重点交代会议名称；二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍；三是会期，应明确会议的起止时间；四是报到的时间与地点，特别要交代清楚交通路线；五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件；六是会议要求，它指的是与会者材料与生活用品的准备以及差旅费和其他费用的问题。

3.起草会议文件

会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成，其中最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告，其他一些重要材料，还应做到与会者人手一份。

要安排好与会者的招待工作，对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。

要布置好会场，不应使其过大，以免显得空旷无人；也不可使之过小，使场面拥挤不堪。

对必用的音响、照明、空调、投影、摄像等设备，事先要认真调试。

所需文具、饮料等，亦应预备齐全。

4.排列座次

举行正式会议时，通常应事先排定与会者，尤其是其中重要身份者的具体座次。

越是重要的会议，它的座次排定往往就越受到与会各方的关注。

对有关会场排座的礼仪规范，因不同会议规模的不同，具体的座次排定方式也存在着一定的差异。

（1）小型会议。

小型会议，一般指参加者较少、规模不大的会议。

它的主要特征是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。

小型会议的排座，目前主要有以下三种具体形式。

一是自由择座。

它的基本做法是不排定固定的具体座次，而由全体与会者完全自由地选择座位就座。