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第四 传真礼仪（第1页）

第四节传真礼仪

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在国际交往中，经常需要将某些重要的文件、资料、图像、图表等即刻送达到远方的交往对象手中，而传统的邮寄书信的联络方式，已难以满足这一要求。

在此背景之下，传真便应运而生，并且在国际交往活动中迅速走红，至今已普及成为不可或缺的办公设备之一。

传真，又叫传真电报，它是利用光电效应，通过安装在普通电话网络上的传真机，对外发送或是接收外来的文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化通信方式。

利用传真通信的主要优点是操作简便，传送速度非常迅速，而且可以将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去。

它的缺点主要是发送的自动性能较差，需要专人在旁边进行操作，并且有些时候，难以确保它的清晰度。

在利用传真进行对外通信联络时，必须注意下述四个方面的礼仪问题。

第一，规范操作。

如有可能，在发传真之前，应先打电话通知对方，因为很多单位的传真机是大家共用的，如果不通知对方，信件很可能会落到别人的手里或因别人不知道是谁的信件而被丢入垃圾桶。

传真机有自动和手动两种方式。

手动方式需要接听传真电话的人给传真开始的信号，传送者在听到嘀嘀的长音后再开始传真文档。

自动方式不需对方人工操作，在拨通传真电话后，在几声正常电话回音后，就会自动出现嘀嘀的长音，此后就可以开始传真文档。

不应用传真机传送太长的文件，由于传真机所用的纸张质量一般不高，印出的字迹可能不太清楚，若要长久保存则需将传真件复印。

如果接收人需要原件备案，诸如一些需要主管人员亲笔签字的合同等资料，则应在传真后将原件用商业信函的方式寄出。

第二，明确信息。

为了明确传真的有关信息，正式的传真必须有封面，封面页一般较为正式。

有的单位使用“填空式”

或封面专用纸。

发急件时应在封面正面页注明，因为有的单位定时分批发送公函和信笺，如不标明急件，就容易被耽误。

封面上应注明传送者与接收者双方的单位名称、收件人姓名、日期、总页数等，如此接收者可以一目了然。

即使是非正式的文件，也必须认真标明传真页码，如果其中某一张传真不清楚或是未收到，则可以请发送者将此页再传一次。

第三，注意保密。

未经事先许可，不应传送保密性强的文件或材料，因为公共传真机保密性不高，任何刚好经过传真机旁边的人，都可以轻易看到传真纸上的内容，所以传真件不能确保完全保密。

因此，任何事关保密的文件，最好不要用传真机传达。

第四，行文礼貌。

书写传真件时，在语气和行文风格上，应做到清楚、简洁，且有礼貌。

传真信件时必须用写信的礼仪，如称呼、敬语等均不可缺少，尤其是信尾签字不可忽略，这不仅是礼貌问题，而且只有签字才代表这封信函是发信者同意的。