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四正文（第1页）

四、正文

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电子邮件正文要简明扼要，行文通顺。

第一，行文简洁、通顺。

电子邮件正文应简明扼要地说清事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰地表达，不要出现晦涩难懂的语句。

同时，最好也不要让收信人拉滚动条才能看完邮件，邮件内容避免过于啰唆。

第二，注意语气。

根据本人与对方的熟悉程度、等级关系，以及邮件是对内还是对外的不同性质，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

多用“请”

“谢谢”

之类的礼貌用语，以表现出对对方的尊重。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

“邮件门”

就是深刻的教训！

第三，善用列表，保证清晰。

如果事情复杂，最好用1、2、3、4等数字标示、罗列几个段落进行清晰明确的说明。

保持段落的简短性，因为没人有时间去仔细看那些未做分段处理的长篇大论。

第四，确保信息完整。

最好一封邮件就能一次性地把相关信息全部说清楚、说准确，不要两分钟之后再发一封什么“补充”

或“更正”

之类的邮件，这会让人很反感。

第五，避免拼写错误、错别字。