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第七 如何进行合同档案管理（第1页）

第七节　如何进行合同档案管理

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合同档案管理概述

合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。

通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护公司的权益。

合同档案管理办法的主要内容包括档案的期限、档案管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。

写作要求

制定该规章的基本要求是根据本企业管理的实际情况，规定合同档案的期限和管理程序，既要考虑到简便、实用，也要考虑到合理合法。

由于合同档案不同于其他的档案，作为合同归口管理部门的企业法律顾问室也应当自己保存一份合同资料。

因此，可以在办法中要求主办单位复印一套材料交法律顾问室。

合同档案管理规定范本

________公司合同档案管理办法

____　年____　月____　日发布（）法合档案字第____　号

1．总则

（1）为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。

（2）合同档案的保存期限为5年，由公司档案处负责保管。

（3）公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。

2．归档

（1）合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。

同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。

（2）合同履行完毕后10日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。

（3）档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。

3．档案借阅

（1）根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。

（2）借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。

确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。

4．诉讼与仲裁

（1）发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。

（2）诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。

为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借用原件后应在10日内归还。

如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。

5．责任

（1）主办单位未能按本办法第2.1、2.2条规定，办理归档手续的，对直接责任人扣发1个月的奖金。

（2）借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3—12个月奖金的处罚。

6．实施

（1）本办法经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。

（2）本办法自________年________月________日起施行。