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3.先做重要的,再做次要的
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在2007年,笔者跟随公司的考察团访问印度一家合资公司,当时公司董事长莫罗先生正在视察基层的工作情况,于是安排他的秘书接待了我们。
在董事长的会客厅里,我们发现秘书帮助莫罗先生拟定的一份详细的工作任务清单,上面记着:
A.参加客户的周年庆活动,并准备好祝贺的礼品;
B.做好一月一次的基层工作大视察;
C.接待国外的考察团,并举行会面;
D.审核下属提交的方案,签署汇报性的文件;
E.做好本月总结工作的收尾;
F.预定下个月去往伦敦的机票;
G.着手做其他工作。
在这个清单中,除了最后一项处于待定之外,其余事项看上去都必须完成,而且莫罗先生的秘书告诉笔者,这些工作都已经编排好了顺序。
那么为什么不是先做B,然后做C,最后才是D和A呢?为什么非要按照A、B、C、D、E、F、G的顺序一件件来完成呢?对很多人而言,这些工作似乎都是一天之中所要解决的“麻烦”
,无论早晚,都是要面对和解决的,因此似乎没有必要费心思去弄出一个先后顺序来。
不过莫罗先生有自己的看法:客户是最重要的,他们直接决定了企业生存和发展,因此与客户保持良好的关系至关重要,将其排在第一位符合企业整体的利益需求;视察是规定之内的工作,通常情况下不能延误也不能无故缺席,因此将这个工作排在第二位情有可原;接待外来的参观者是企业展示自身形象和实力的关键,也是提升影响力的重要方式,因此显得比较重要;对下属提交的方案进行审核是保持良好沟通的重要步骤,也是确保及时了解下一层级工作的重要方法;接下来是对本月总结报告做一个收尾,确保总结报告完满完成;至于机票已经是下个月的事情了,并不是太过紧要的事情,因此可以适当靠后。
莫罗先生运用了罗列和记录的方法,但更加重要的是,他将自己所要做的事情进行了顺序上的排列,这个顺序往往是按照主次来划分的,主要的工作、重要的工作必须先完成,那些次要的、不那么要紧的事情可以适当靠后。
这种排列的方式有助于他处理好一整天的工作,并防止正常的工作受到影响。
排序的方法在时间管理中是一种非常常见的方式,其核心思想就是把握要点,将那些最重要的工作当成所有工作的重心,因此在时间安排上可以适当提前,以确保在第一时间完成工作。
社会学家通常会把秩序看得很重要,并认为秩序就是社会的法则,其实,在时间管理中,顺序同样是一种法则,是一种重要的工作法则。
在我们的小时候,这种法则就已经逐渐被强调了。
父母乐于给孩子制定这样的规矩:先做完作业,然后可以出去玩耍、看电视,最后吃晚饭,这样的顺序是符合人体作息规律的,也符合我们对时间的规划。
如果调皮一些的孩子,可能会选择先吃饭,然后看电视,最后才做作业,这会带来一系列的问题,比如拖沓、偷懒,或者影响休息。
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