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08 完美主义者 总是被邮件分散注意力 时效主义者 活用邮箱使用规则（第1页）

08完美主义者总是被邮件分散注意力时效主义者活用邮箱使用规则

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小A在公司用电脑办公时，习惯让邮箱始终保持常开状态，哪怕是出外勤，也会在空闲时间用手机确认和回复邮件。

也正因如此，小A每天要收到250封邮件，还要回复100封。

而其中有很多都是需要调查确认后才能准确回复的，所以加班成了家常便饭，整个人被邮件折腾得疲惫不堪。

而小B却从不会被卷进邮件的旋涡中。

关键在于他制定了一套邮箱的使用规则，即每天只在9点、13点和17点收发邮件。

再看看小B回复的邮件，没有任何多余的词句，言简意赅、直截了当。

除此之外，如果打电话直接沟通能比发邮件更快地解决问题，他就不会再回邮件了。

同样的业务内容，小B每天只收到150封邮件，回复的更是只有60封。

小B收发邮件的数量远远少于小A。

结果是，与小A相比，小B的下班时间平均下来要早2个小时。

?不要被卷入邮件的旋涡

不论是邮件、电话，还是业务上的安排，完美主义者都崇尚极致的周到和严谨。

而时效主义者，却习惯于把时间用在最重要的工作上。

比起在收发邮件上花费大量时间，他们更喜欢腾出时间当面与对方沟通，或是静下心来思考新的提案。

被邮件牵着鼻子走的人，一般都有以下3个特征。

①　不确认邮件就不安心，所以就会时不时地打开邮箱，看看有没有未读邮件。

②　一通电话或是当面沟通就能解决的问题，非要来来回回发好几次邮件。

③　每次写邮件都过于小心谨慎，追求有礼有节，单单发一封邮件就要耗费很长时间。

出于这3个特征，花在收发邮件上的时间越来越多，占用了大量的工作时间。

邮件，的确是工作过程中必不可少的工具。

但是，究竟是被它牵着鼻子走，还是巧妙地用好它，工作效率是截然不同的。

如果你也有经常确认邮箱的习惯，那么建议你把确认邮件的次数减少到“每小时一次”

或“每天最多三次”

。

实践

①　制定邮箱使用规则。

②　巧妙运用电话沟通或面对面交流。