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§快速行动提高你的工作效率（第5页）

用不了多久，你将养成每天制订计划的习惯。

这些计划将取代那些文件，而不至于让你分心。

第三，综合性的归档方式。

大多数人都不知不觉地积压文件，可是一旦你这么做了，日积月累，最后你便无法控制。

到那时你得花相当长一段时间，才能找到自己所要的资料。

大多数人积压文件的借口不外乎两点。

1.现在没有地方可以摆这些文件；

2.我只是放在那里一会儿。

假设你不用这些借口的话，你就不会堆积文件。

两种避免堆积文件的方法是：

1.有个地方——一个相应的地方——去放那些你想保留的东西；

2.立刻物归原处，除非你现在正在使用它。

综合性的归档方式在这儿说来是个妙方。

它能提供你一个地方摆所有的文件，而且它使你有信心能在需要时立即就找到资料。

把文件放在看不到的地方，是需要相当大的勇气的。

让我们试着去面对，一个散乱的归档方式就像个零乱的衣柜一样，你得把某些东西拿出来，才能找着所要的东西。

而每当你打开衣柜时，便有一大堆的东西朝你扑来。

如果目前的归档方式（假设你有的话）像个零乱的衣柜，那么在使用时，你常常会觉得自己像个呆子一般。

难怪你会把文件堆放在身边。

一个有系统的归档方式，能让你有个整洁的工作环境，进而专注于某一件工作上。

实际上它是个人专心致志和寻求效率所必需的利器。

5.专心做好自己手中的事

“专心”

就是把意识集中在某个特定的欲望上的行为，并要一直集中到已经找出实现这项欲望的方法，而且成功地将之付诸实际行动为止。

派翠克·波特的一位朋友发现自己患了一般人所说的“健忘症”

。

他变得心不在焉，记不住任何事情。

现在，引用他的话，让你明白他是如何克服他的这项障碍的：“我已经50岁了。

10年来，我一直在一家大工厂担任某个部门的经理。

起初我的工作很轻松。

接着，公司迅速扩大业务，使我增加了额外的责任。

我那一部门的几位年轻人已经表现出不寻常的精力与能力——他们之中至少有一位企图取得我的职位。

“像我这种年龄的人大都希望过舒适的生活，而且，我在公司已服务过很长的一段岁月了，因此，我觉得我大可以轻轻松松地工作，安心地在公司待下去。

但这种心理态度几乎使我失掉了我的职位。

大约两年前，我开始注意到，我‘专心’工作的能力已经衰退了，我的工作变得令我心烦。

我忘记处理信件，直到后来，桌上的信堆积如山，令我看了大吃一惊。

各种报告也被我积压下来，使我的部属大感不便。

我人虽然坐在办公桌前，但脑中却想着别处。

“其他的情形也都显示出，我的心思并没有放在工作上。