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一常见类型（第1页）

一、常见类型

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外交文书种类繁多，而且还在随着国际交往活动的进一步发展而不断增加。

广义的常用外交文书有二三十种，包括公约、条约、协定、议定书，外交声明、公报、宣言，照会、备忘录，外交信函、电报，国书、颂词、答词，全权证书、批准书、委托书、领事任命书、领事证书，护照、签证等。

狭义的外交文书仅指照会、备忘录、函件三类。

1.照会

照会是形式上最严肃的外交文书，用于交涉国的外交部、大使馆、总领事馆及外交代表（大使、公使、代办等）之间，在外事交涉时表明立场、观点、态度、做法或通知事项等，分为正式照会和普通照会两种。

正式照会一般用第一人称写成，由具有全权代表身份的国家元首、政府首脑、外交部部长、大使、代办等签署发出。

它用于正式通知重大事情，如国家之间的承认、建交、断交、复交，国家领导人的变更，大使、领事的更换等；交涉重要问题，如建议缔结或修改条约、召开国际会议、互设领事馆、委托代管本国财产等；隆重的礼仪表示，如庆贺、吊唁，通知外交使节就任、离任、返任等。

普通照会用第三人称写成，加盖发照机关印章而不用签署。

它用于外交部及部内的有关单位与驻该国的各国大使馆之间进行外事交涉、行政性通知、交际酬答等，如接受邀请、转送材料、通告丧事、通告假日，批准某协定，提出抗议或警告等。

普通照会是一种最常用的外交文书，其庄严性仅次于正式照会。

2.备忘录

备忘录是国家间或外交代表机关之间在外交活动与事务交涉中，经口头通知、谈话、事实叙述之后，为便于对方记忆，避免发生误解，将所谈内容以书面形式送交对方的一种外交文书，其郑重性次于照会，主要用于叙述事实或陈述与补充本方的观点、意见或驳复对方；或举行会谈时记录下本方提出的观点；或以一种客气的催询方式提醒某件事等。

备忘录一般不加标题，开头直叙事实，头尾均不加客套语，文尾不加签署与盖章。

递送方式分当场面交、会谈后送交、作照会的附件三种。

会谈后送交的多附简短的说明信。

3.外交函件

外交函件是国家领导人、外交代表之间进行外事交涉的来往信函，用于交流双方的观点、意见，协商与联系解决问题。

根据通信者双方的身份及通信内容的重要程度，分正式函件和便函。

正式函件用于国家领导人、外交部部长、大使、代办等有全权代表身份者交涉重要事项，如邀请、应邀、致谢、建议、表态、吊唁、慰问等，是庄重的外交信件，一般机密性较高，文首写明国名或首都名、受函者职衔、姓名、尊称，文尾写致敬语、发函者职衔、亲笔署名、发函年月日与地点，以示郑重。

便函用于事务性内容，如一般的祝贺、吊唁、馈赠、邀请进餐或观看演出、借还物品等，格式比较随便。

外交函件有时也用于国家机关、团体、企事业单位和地方政府领导人致他国相应机构和人士交涉事务。

4.外交电报

外交电报是一国的领导人、外交机关及其派出机构或代表发给他国或国际组织和代表的公务电报。

是一种常用的快速通信的外交文书，其内容与用法同外交函件相似，有邀请电、贺电、唁电、慰问电、感谢电等，电文简短，文字精练。

按发电者形式可分为单发与联发两种：单发电报系由单一组织或个人名义拍发的电报；联发电报系由两个或两个以上组织或多人名义联名发出的电报。

按内容及保密要求可分为密电和明电。

传递方式有通过电讯信号传输文字内容的电报，有直接传送文件、图表和照片的传真电报。