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团队预订管理（第3页）

以上讨论主要涉及学期内的学校预定，而在周末或者因为各地区规定的学期和放假时间不一的团体预定会带来额外的复杂性。

如果博物馆的观众覆盖面积是区域性的而非仅仅本地，那么就不可避免地会有学期时间不一样的团体来参观。

因此，某一天可能是某个地方当局的学校日，但展馆内也可能充满了来自其他地方的家庭（随后导致想要向两类用户都提供优质服务便出现操作困难）。

在早期的尤里卡儿童博物馆，这是一个相当大的问题。

解决方案是研究出所有地方的节假日并保证90分的参观时间，以及提前将一年12个月中的每一天分为如下三个阶段。

1.学校日（每个地方的学校日）。

2.热门假期（每个地方的假期）。

3.周末以及非热门时期（某些地方的假期）。

员工资源、学校和家庭团体的参观规划，以及团体能够预订的能力都要根据不同的情况适时调整。

一般来说，博物馆在假期高峰时段都不允许团队预订，因为在高峰期排很长的队，若是给预定的团体以优先待遇，势必会引起其他观众的不满。

在周末或非高峰假期，团体预定不再受限（但没有区域使用等任何的优先权）。

博物馆的这项政策并不受诸如幼童团体（browniesandcubs）等非学校团体领队的欢迎。

确定了要引入的预订系统的性质和需求之后，就需要决定是否使用计算机程序，如果使用的话，就涉及是购买现有的软件还是定制一套程序。

人工系统建立和运行起来明显相对便宜，但易于发生人工错误并且只有一个预定点。

所有大型展览设施都可能想要引入一个网络化的预订设备，这样可以实现多点预约，还可以使用智能化市场功能，如报告撰写。

预订系统

网上预约系统能够让博物馆：

1.将博物馆空余的未预订的时间段以及其他的可用设施（如野餐空间、教室、教育工作坊）可视化显示，方便预订人选择。

2.尽可能地缩短预约过程所需的时间。

这是因为传统上，大部分教师喜欢利用休息和午餐时间通过电话预约（这会出现许多教师同时打来电话预约的情况，会造成预约服务的工作人员忙不过来）。

3.系统尽量做到简洁、人性化。

因此使用者不需要过多的培训就能学会如何使用这个系统。

4.能够自动计算价格，并自动地生成账单和包含清晰的详细预约信息的确认函。

5.对于未来需求、扩张和价格变动保持灵活性。

6.提供预约咨询号码，这样对于未来可能出现的问题咨询能快速地解决。

7.生成可以体现市场走势和未来经营决策的报告。

相对于人工系统来说，网上预约系统最大的优势便是能够立即生成团队观众数据或者目标观众数据的报告，例如，一段时间内的观众数量，或者通过当地的人口数预测的潜在观众数。

网上预约需要将进入预定系统的时间尽量缩短，同时也有机会收集大量的额外信息，从这些额外信息能获知教育市场的情况，例如，被带来博物馆的儿童的年龄、主要学习的课程或者出行的交通方式。

因此，博物馆教育部门主管和市场销售主管便要信息共享，达成一致，按优先顺序收集和利用这些信息。