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细21 如何消除人员浪费（第4页）

四、消除过剩人员

要消除过剩人员，企业要先知道自己的员工都在做什么样的工作，他们的工作都需要花费多少时间。

实现这个目标的办法就是做好业务分析。

企业还应该知道部门的业务有没有改进的余地，通过改进能节省多少业务量，这就需要做好业务改进工作。

1．业务分析

业务分析最终可以计算出业务人员过剩率，所谓人员过剩率是过剩人员占全体员工的比率。

计算业务人员过剩率应遵循以下步骤：

·分析各项业务的流程，通过各个步骤的分析将业务作业明确化；

·以一日或一周为单位，调查各业务发生的次数；

·对各种业务设定所需时间。

比如，记录处理100张票据所需要的总时间，将所需要的总时间除以100，就可以算出处理一张票据所需的时间；

·计算出每日或每周业务所需总时间。

将处理各项业务所需的时间，乘上一日或一周的业务量就可以算出每日或每周业务所需的总时间；

·统计各职员所负责的各种业务所需时间，包括休息时间、上洗手间的时间及其他人为延误的时间。

·通过计算本部门各种业务量，以及各种业务所需时间，可算出本部门需要的人数，与目前部门里实际人数比较，自然就可以判断是人员不足还是人员过剩了。

2．业务改进

经过业务分析之后，对于业务量较大、所需时间较长的业务，有必要进一步研究，业务改进需要考虑以下几点：

·询问此项业务是否必要，能否省略掉？

·如果不能省略的话，有没有其他更好的方法？

·改变各项业务的执行顺序，能否节省所需时间？

·重新修订工作的日程计划、改变工作的分配、改变办公室布置、能否节省所需时间？一首先要询问这项业务是否必要。

如果不必要则坚决省略掉；如果不能省略的话，思考有无其他更好的方法，通过改变各项业务的执行顺序，考察能否节省时间。

比如：

·重新修订工作的日程计划；

·改变工作的分配；

·改变办公室或业务环节的布置。

这样一来，就可以消除不必要的业务或者业务环节了，改变了流程，改变工作的分配或办公室布置，进行业务改进，使得本部门的业务所需总时间大大地节省了下来，这也是业务流程重组的思想。

减少10%的业务所需总时间，并不十分困难。

对于任何业务改进，至少可以达到减少5%时间的效果。

通过业务分析，可以减少业务量，而业务减少，过剩人员自然而然就暴露出来，所以接下来的事情就是如何减少成本浪费了。

五、清除过分专业化的作业

企业为了提高效率，常常进行专业化分工，以便于专门化作业。

可恰恰是这种专业化分工，往往使得一个员工只负责有为专门化的某种工程或作业，甚至负责很微小的一部分作业，这种小范围的工作划分，往往使得员工不能将所有能力都用在生产上。

作业过于细化，使得员工无法发挥自己的能力，甚至因不需要判断力而缺乏责任感。

所以，我们说工作不宜过分细化，过细的工作划分抑制员工的潜力发挥，降低工作效率，增大企业人力资源成本。

企业应该扩大员工的职责范围，增强员工的责任感，使员工能够充分发挥能力与才华。

一般扩大职责范围可以通过以下两种方式解决：

1．充分授权

企业管理者把职权委派给雇员，这对于任何组织有效的运转都是必要的，因为没有任何一个管理者能够完成或完全监控该组织中的全部事务。

有效合理的授权会经常产生一些更好的决定，因为最接近第一线的员工对事实有更加清晰的观察。