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§会务组的流程主导者（第2页）

一般会务组会根据客户的平均采购能力来设计产品采购的入门门槛，再根据最高的采购可能性设计一等奖，并进行最后的调整。

可见数据的收集和整理对于会务组的工作效能起着至关重要的作用。

2．物料筹备

作为精品沙龙营销的主导者和导演，会务组要根据“剧本”

——活动策划案的要求选择会场，进行合理的会场布局，采购餐饮、礼品等，还要根据“剧本”

的要求设计活动现场所需的各种营销展示工具以及产品促成工具等。

会务组需要快速统筹这些信息，根据物资的紧迫性以及使用场景来决定哪些是需要采购并且长期使用，哪些只需要租赁即可，哪些属于消耗品可以一次采购多次使用，并具体分配给哪个部门执行负责。

物料的统筹看起来是一件非常简单的事情，但实际上要做好合理地物料统筹，需要有一个清晰的物料管理表（见表3-3），同时也要在活动过程中做好物料管理。

管理物料从某种程度上来说就是管理流程和事件，因为一切流程和事件的发生都依托于物品。

一名优秀的会务管理者一定也是非常优秀的物料管理员。

物料管理一定要坚持物料领用责任制和物尽所能、物尽所用的原则。

物料领用责任制。

对于任何一名会务管理者，都需要做到事无巨细。

然而，面对一些价格不高或者容易被忽略的物料，管理者自然也会对其忽视，这就造成了一定程度上的浪费，也可能会让整个活动漏洞百出，影响公司的整体利益。

举例来说，活动现场经常会出现一些电子设备遗失的问题，其原因是没有执行有效的管理手段。

如果每一种可以反复利用的用品和工具都按照“谁领用谁归还”

的方式进行领用，出现丢失由领用者自行赔偿，那么这种问题就会被避免。

随着工作人员对这些问题的关注，他们自然也会更关注流程和公司的整体利益。

物尽所能。

在活动现场，我们都会准备很多礼品，而营销员最容易在向客户赠送礼品这个环节上犯错误。

他们把礼品大量无偿地送给客户，但往往结果并不尽如人意。

东西送了却没有达到预期的效果，就是没有做到物尽其用。

营销员一定要确保每一个礼物送得都有意义和价值，这样才是真正的物尽所能。

物尽所用。

我们在活动中会遇到不同购买力以及对公司认知程度不尽相同的客户，甚至只是为了礼品才到现场的客户。

作为公司的一员，我们要对客户有基本的判断，这样就可以把礼品送给对的人，这就是物尽所用。

3．流程管控

会务组的流程管控一般在会前就已经开始了，筹备期的“预演未来”

可以确保每个细节的完善，更是现场成功的关键。

会务组就要在会前进行统筹管控，统一约好时间，为工作人员进行流程的梳理。

由于有了统一的管控者，团队成员很容易被聚集和管理，会务管理者也可以通过与大家分别交流，了解到每个岗位的工作进度。

会务组的流程管控还体现在会议现场。

比如活动什么时候开始举办，到了某个环节需要哪些岗位的人做好提前的准备，等等。

这就像带兵打仗一样，并不是每个士兵都可以独自决断，而是由一个将军来统筹全局，确保每个岗位都能发挥最大化优势。