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§会务组的流程主导者（第3页）

同样，一个没有会务管理者的会议注定是混乱的。

有一次我参加一场沙龙，主办方要求客户18:00到。

按常理，我们都会有或多或少的延迟，但不会超过半个小时。

到了18:10的时候，主持人问一位领导活动什么时候开始。

领导说：“5分钟后，你通知大家，还有5分钟活动就开始。”

结果到了18:30的时候，活动还没开始。

我问主持人为什么没有开始。

他说，他除了问了和我聊天的领导、另外一个部门的领导，还问了本次活动的主讲嘉宾，结果得到的都是不一样的答案，最后他还是听自己直属领导的。

从这个细节大家都能够感受到，一场活动没有一个会务管理者是多么可怕。

一场沙龙从客户进场到最后埋单，其实是一个加分的过程。

客户进入会场的时候，如果沙龙是0分，那么到埋单就是100分。

客户通过沙龙在过程中的体验感来加减分，优秀的会务管理者会在这个过程中不断感受客户的情绪和状态，并根据活动策划案的要求进行流程和节奏的调整，比如哪个地方需要把音乐放缓，哪个地方需要把节奏拉快，等等。

会务组工作人员可以通过会议流程管控表（见表3-4）来进行流程的管理和优化。

4．人员管控

会务组进行的人员管控主要就是管控各岗位的工作进度，并且根据各岗位的工作情况及时给予辅导和支持，以确保活动能够高效完成。

会务组有权选择合适的岗位工作人员参与到活动中，也需要随时监督岗位的工作进度。

所以，会务组的工作人员必须了解每个岗位的具体工作，掌握工作手册里的每个细节，这样才能够在同事需要帮助的时候及时施以援手。

二、活动期工作职能与流程

全体工作人员所做的一切准备，都需要精品沙龙营销的活动期展示给客户。

会务组在活动期的主要工作职能就是做好现场人员的协调管控以及突发事件的应急处理，确保客户在现场的体验度良好。

1．活动现场的人员调控

活动现场的人员调控不仅表现在对内部人员的有效管理方面，也表现在对客户的管理上。

客户来到活动现场，自然就成了活动的一部分。

如果客户的配合度不够高，也会影响活动的整体效果。

大家可能都遇到过沙龙活动现场跟“流水席”

一样——客户来了一批，又走了一批。

这样的效果不仅会让工作人员失去信心，同时也会让其他客户受到影响。

优秀的会务管理者可以通过一些小的技巧管控，让活动现场的各位参与者可以被调控起来。

技巧一：关门。

活动开始后，如果会场的门是打开的，就会给会场内的人制造逃离的欲望——外面总会有人走来走去，屋子内的人就会对未知的环境充满好奇，希望走出去看看。

而关门就是制造一个封闭空间，让外部干扰不至于影响到房间内的客户。

技巧二：强服务。

很多客户在活动现场经常会借着去洗手间的机会离开，但事实上大部分客户并不是要处理非常紧急的工作，他们只是觉得活动开始阶段的内容对他们的吸引度不够而已。

如果这时候礼仪人员站在客户出门的必经之路上，那些不是一定要离开的客户就会因为出门还要跟工作人员打招呼而觉得麻烦，就勉为其难地坐下听后面的内容，也许后半部分的某一个案例或者内容就吸引并触动他了。