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§会务组的流程主导者（第4页）

当然，如果客户真的一定要去洗手间或者要办其他事情，礼仪人员也会跟进服务，确保让客户感受到贵宾般的服务。

即便客户最终还是坚持要提前离开会场，礼仪人员就可以跟他讲：“先生女士，您好，活动结束后会送给每位客户一份精美礼品，您现在离开，我们的确没办法提前去会务组领取。

我也理解您的确是遇到了急事，我把您的信息记录下来，待会儿会议结束了，我让邀请您来的客户经理帮您代领，再给您送过去。”

这样的人员调控就将一切不必要的客户流失降到最低。

2．应急处理

活动现场的突**况会有很多，而且有些突**况是不可避免的，这就需要有一位经验丰富的会务管理者进行现场管理。

在突**况发生后，做到及时处理，将影响降低到最低。

突**况有很多种，大部分的突**况都是小事情，比如，主讲嘉宾的电脑突然断电了。

这种情况对于经常举办沙龙的人来讲可以说是家常便饭，只需要安排音控人员及时处理一下即可；有经验的主讲嘉宾也不会受到断电的影响，可以继续分享。

这种小的突发状况就不会影响整体会议的效果。

然而，没有经验的会务组工作人员遇到这种情况，就会出现讲台上突然冲上来几个人，围着电脑解决问题的场面。

这样现场客户的注意力就会转移到这几个人身上，之前营造的良好氛围就被破坏了，主讲嘉宾还要努力地将客户的注意力拉回到刚刚的内容上来。

这无疑会影响会场效果。

当然，活动现场偶尔也会出现一些比较棘手的问题，这里我就不一一列举了。

会务组工作人员只需要记住，在保证客户体验良好的情况下确保活动顺利进行，及时发现并处理问题，不影响会议进度即可。

三、服务期工作职能与流程

会务组是唯一一个需要从筹备期跟进到服务期的部门。

一场活动举办得是否成功，最直接的评定标准就是目标完成了多少。

然而业务的促成往往不仅在现场，更多是在后期追踪服务过程中实现的，所以会务组在服务期的核心工作就是协助追踪。

会务组的追踪要根据统计数据进行一对一追踪，既要追踪到场有签约意向的客户，也要对到场但意向不明显的客户进行追踪，对没有到场的客户也要进行全方位追踪。

这就需要会务组从筹备期开始对客户的情况就要有数据统计。

一般会后追踪时长为1周。

追踪的内容如表3-5所示。

此表每个会务组工作人员1张，从客户名单盘点时就要进行跟进。

假定盘点20位目标客户，邀约同意到场10位，实际到场5位，现场意向签单2位。

我们都要把客户的具体情况填写到表格里，意向签单的客户的意向金额以及对哪些关键信息感兴趣也是需要记录的。

比如有些客户对礼品感兴趣，有些客户对产品理念感兴趣，有些客户只是对产品利益感兴趣等。

每场活动结束后，会务组工作人员都要针对现场客户情况给予反馈，对客户进行追踪判断，再由客户经理分别跟进，最终无论是否到场或者是否有购买意向的客户，都需要追踪转介绍。

只有这样，才算是活动完美结束。

综上所述，会务组要统筹协调沙龙活动的正常流程，会务组工作人员需要对事情具有决断力，并且能够以目标为核心进行团队的统筹管理，一般建议具有较丰富管理经验的人来担任。

即便要培养人才，也需要以老带新的方式在现场进行指导。

根据本章所讲解的会务组工作内容和要求，大家可以完成会务组工作职能手册（见表3-6）。