五二小说网

手机浏览器扫描二维码访问

第一章 营销者要具备有效的营销决策2（第10页）

减少文件堆积的最有效工具之一，是个大废纸篓。

不错，一个小的废纸篓可能马上就要堆满了，废纸篓是你丢弃大量文件的好地方。

可是，一旦纸篓满了，人们常找其他较为耐久的场所去放置废物。

这有点不像话，因为丢进纸篓里的文件不会再出现，而你把文件放在其他地方，将占用大量的空间和时间，而本质上却一点用处都没有。

一个大的废纸篓可以算得上是文件分类方式的主要部分，在你处理手头的文件时，它对你相当有用。

有效处理文书的方式包括下列几个范畴：

（1）立即处理——不要搁下来不采取行动。

（2）阅读并保存——第一次阅读时，你该知道哪些是有用的资料，将那些认为有必要保存的东西，收集起来。

（3）阅读后丢弃——第二次阅读时，保存那些可能有用，但不是立即需要的文件。

如果你在两周内不看的话，就扔了吧。

（4）文件档——收集资料，准备保存的地方，直到采取行动为止。

最后一项，正如你所料到的，是废纸篓。

从废纸篓中的文件多寡，可大致判断一个人利用时间的情形。

另外，保存太多的记录是一种心理不安的症候。

算算看，你多久才用一次你所归档的各式各样的资料。

你可以把每一类资料拿出来，问问你自己：“如果没有这份档案的话，最坏的情形会怎么样？”

你会发现大部分的答案会是“没有什么了不起的事情会发生”

。

如果你真正需要某一份资料，你也许会在公司其他部门或某一个人的档案中找到；或者你打一个电话就可以解决问题；或者没有这项资料也过得去。

当然，我们并不是说翔实的档案就毫无用处，但问题是它们是不是那样有用，是否值得我们花那么多时间和精力去汇集、整理、归档和保存。

你可以估计一下，把公司的旧通报、一般公文、别人签呈的副本等等都进行归档究竟要用多少时间，然后问你自己，如果你把同样多的时间用在达到你主要的目标上，对公司是不是更有益处。

三、杂乱无章是一种坏习惯

建立一个较佳的工作秩序，增加单位时间的使用效率，合理组织工作，这既是最容易的事，也是最困难的事。

工作无序，没有条理，在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找，这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。

我们经常会看到一些学生的书包、书桌，甚至一些高级管理人员的公文包和办公桌上，堆满了文件、书稿、废报纸、喝剩下的半杯牛奶、折了半页角的旧杂志等等。

在这样的工作环境和秩序下工作，你的工作效率有可能高效吗？你都有理由怀疑你是否还有工作的心情了。

我赞美彻底和有条理的工作方式。

……看看彻底和有条理经理人的工作方式。

他桌上的公文已减到最少程度，因为他知道一次只能处理一件公文。

当你问他目前某件事时，他立刻可从公文柜中找出。

当你问起某件已完成的事时，他一眨眼就能想到放在何处。

当交给他一份备忘录或计划方案时，他会插入适当的卷宗内，或放入某一档案柜。

再看看他的手提箱。

箱中并不是三天旅行所用的东西，而是归类分明、随时要用的公文。

其中也许有小说和文具，但绝不是一个废物箱。

我认识一位装模作样的经理。

他每天都一本正经地提了一大箱公文回家。

有一天他把手提箱遗留在办公室内，让我偶然看到其中的东西：橡皮擦、两块啃了一半的棒棒糖、一份老爷杂志，以及一本乱涂的书。